איך לא להיפסל על הסף מבחינה טכנית
בקשה צריכה להכיל:
- טופס בקשה ממוחשב ממולא כולו (לא ניתן להשאיר פריטי חובה ריקים).
- נספחים מלאים וחתומים.
- מסמכים נוספים בהתאם לסוג המוסד ולבקשה.
- יש להקפיד כי כל מסמך המכיל נתונים המתייחסים למוסד יישא את שם המוסד ומספרו המדויקים. בקשה שצורף לה מסמך לא מזוהה, תיפסל.
רישום מספר הזיהוי של המוסד
יש להקפיד לוודא ששמו ומספרו של המוסד כשהם רשומים במדויק בכל הטפסים – אם יש חוסר או טעות ואפילו של ספרה אחת בלבד – הבקשה תיפסל!
הצעת מחיר
לכל הוצאה לרכישת מוצר או שירות (להבדיל ממשכורת והנחות) יש לצרף הצעת מחיר. הצעת מחיר צריכה להיות:
- מגוף חיצוני ולא ממישהו מתוך המוסד.
- ממוענת לכבוד שמו המדויק של המוסד.
- חדשה = לא מלפני 3 חודשים קודם ליום הקובע.
(היום הקובע הוא היום האחרון בו ניתן להגיש בקשה) - בכותרת ההצעה מופיעות המילים: " הצעת מחיר "
- עם פרטי המציע, שם העסק, מספר עוסק מורשה, טלפון וכתובת.
- עם שם ותפקיד הגורם מטעם החותם על ההצעה.
- חתומה בחתימת ידו של המציע.
- מפורטת: כמויות ומחירים
- מסוכמת = סה"כ מחיר וכוללת מע"מ
- תואמת לסכומים ולכמויות שנרשמו בה ולאלו שנרשמו בחלקיה השונים של הבקשה.
תמונות
במקרה של שיפוץ או החלפת ציוד – חובה לצרף תמונות של המצב הנוכחי. התמונות צריכות להראות את כל הפריטים הרשומים בהצעת המחיר.
אישור זכויות
במקרה של שיפוץ, בניה או רכישת ציוד מחובר למבנה – חובה לצרף אישור זכויות במקרקעין, המראה שהמקרקעין בבעלות או בחכירת המוסד או הוקצו לו ע"י רשות מוסמכת. אם המקרקעין בשכירות- יש לצרף הסכם שכירות לטווח של 5 שנים לפחות.
קריטריונים למלגות או חלוקת דברים לנזקקים
לבקשת מלגות או חלוקת דברים לנזקקים: חובה לצרף קריטריונים חד משמעיים (דוגמה: "מס' נפשות בבית" = הינו קריטריון לא חד משמעי = פסול. לעומת זאת "מעל 3 נפשות בבית" = הינו קריטריון חד משמעי =תקין).
נספח 1
- אם העו"ד חתם מבלי לרשום את שמות החותמים ודרך זיהויים, או שהעו"ד אימת בטלפון – פסול!
- אם חסרים אחד מאלו: חתימה, חותמת או כתובת של עו"ד – פסול!
- אם תאריכי החתימות של החותמים שונים זה מזה – פסול.
נספח 2
- אם אין התאמה בין השנים באישור רו"ח לשנים בדוח השכר הגבוה ובדוח הוצאות הנהלה וכלליות – פסול!
- אם לא מופיעות שתי השנים המבוקרות האחרונות בכל המקומות הנדרשים – פסול!
- אם ננקב תאריך שונה מ- 31 בדצמבר של השנים הנ"ל – פסול!
- אם הרו"ח לא חתם (חתימה ממש) – פסול!
- אם רו"ח שינה את הניסוח , הוסיף או השמיט משפט – פסול!
- הנספח צריך להיות על דף של הרו"ח.
דוח מקבלי השכר הגבוה
- אם בטבלה לא מולאו נתונים- פסול!
- אם אין למטה חותמת רו"ח – פסול!
- אם אין חתימה ושם ומשפחה של שני חותמים מטעם המוסד – פסול!
נספח 3 – דוחות ביצוע על הקצבות שאושרו בשנים קודמות
אם וועדת העזבונות אישרה למוסד הקצבה באחת או יותר משלוש השנים האחרונות יש לצרף לכל שנה ושנה בה אושרה למוסד הקצבה, דוח ביצוע מפורט. הפירוט צריך לכלול את כל סעיפי הוצאות הפרויקט וחתום, הדוחות יהיו סרוקים יחד כקובץ אחד, בצירוף תמונות שלט ההנצחה (אם נדרשה הנצחה).
דו"ח הוצאות הנהלה וכלליות (נלווה לנספח 2)
- אם אין למטה חותמת רו"ח לשם זיהוי – פסול.
- אם אין חתימה ושם ומשפחה של שני חותמים מטעם המוסד – פסול.
אישור רישום כתאגיד
בנוסף לאישור רישום כתאגיד, במקרה של שינוי שמו של התאגיד צריך תעודה חתומה המעידה על שינוי שם.
אישור ניהול תקין
אם אין אישור ניהול תקין בתוקף במועד בדיקת הבקשה – הבקשה תיפסל.
תעודת מלכ"ר
צריך להיות תעודה או מסמך מאושר ממע"מ.
טופס שהינו רק בקשה ללא אישור לרישום מלכ"ר – פסול.
אישור ניהול ספרים
צריך להיות מרשות המיסים ובתוקף בתאריך הקובע.
גם אישור ממערכת שעם (רשות המיסים) – תקין.
דו"ח כספי מבוקר
דו"ח כספי מבוקר צריך להיות לכל שנת 2021 . שם המוסד המופיע על הדו"ח צריך להיות תואם לשם המוסד. אם השם לא תואם יש לבדוק אם יש לעמותה תעודה על שינוי שם ויש התאמה בין השם שעל הדוח לבין אחד השמות שבתעודה.
דו"ח כספי מבוקר צריך לכלול את הנושאים הבאים:
- דו"ח רו"ח המבקר חתום ע"י רו"ח
- חתימות שני חברי וועד בציון שמותיהם
- מאזן
- דו"ח על הפעילות
- דו"ח על השינויים בנכסים נטו
- ביאורים מלאים
יש לבדוק כי צורף דו"ח כספי מלא. יש להשוות עם תוכן עניינים ועם הביאור האחרון. ולראות שלא חסר אף ביאור ואף דף.
אם יש דו"ח כספי מבוקר לשנת 2022 הוא יכול להחליף את הדו"ח הכספי לשנת 2021. רק אם ניתנו השנים 2021 ו 2022 בדוח מקבלי השכר ובדוח הוצאות הנהלה וכלליות.
מאזן בוחן
מאזן בוחן תקין יהיה לשנת 2022 בלבד ולכל השנה כולה: 1.1.2022-31.12.2022. – תאריכים אלו צריכים להופיע בבירור.
מאזן בוחן צריך לכלול: הוצאות, הכנסות, קופה, בנקים. על מאזן הבוחן להסתיים ביתרות 0.
על מאזן הבוחן חייב להיות רשום שם המוסד במדויק.
מאזן הבוחן צריך להיות חתום בחתימה וחותמת ע"י רו"ח המבקר של המוסד, המדווח כי מאזן הבוחן הופק מתוכנת הנהלת החשבונות של ….(שמו המדויק של המוסד) לתאריכים 1.1.2022-31.12.2022
רשימת פסילות לדוגמה.
- לא צוין לאיזה נושא תמיכה עיקרי ו/או עיזבון ייעודי הפרויקט מתאים.
- לו"ז שהוגש עבור פרויקט רב שנתי איננו מפורט ולא ברור איזה שלבים יתבצעו בכל שנה.
- לא צורפו הצעות מחיר לכל ההוצאות המצוינות בפרויקט כנדרש בטופס.
- הצעות המחיר שצורפו אינן מופנות למוסד המבקש.
- הצעות המחיר שהוגשו אינן חתומות על ידי המציע.
- הצעות מחיר שהוגשו אינן בטווח של עד שלושה חודשים קודם למועד הגשת הבקשה.
- הצעות מחיר שהוגשו אינן נושאות תאריך.
- לא צורפו צילומי המצב הקיים עבור פרויקט שיפוצים/החלפת ציוד.
- לא צורפו קריטריונים לחלוקת ציוד לנזקקים כנדרש.
- לא צורפו קריטריונים מפורטים למלגות כנדרש בטופס הבקשה.
- המוסד האקדמאי ביקש הקצבה עבור מלגות אך לא צירף הצהרה כנדרש.
- נספח 1 חסר.
- בנספח 1 שם המוסד או מספר המוסד שגויים.
- נספח 1 איננו חתום כנדרש.
- נספח 1 לא הוגש בנוסח שנקבע ע"י הוועדה.
- אימות נספח 1 ע"י עו"ד לא בוצע כנדרש.
- אימות נספח 1 ע"י עו"ד לא חתום.
- אישור רו"ח בנספח 2 חסר.
- אישור רו"ח בנספח 2 איננו ממולא כנדרש.
- באישור רו"ח בנספח 2 שם המוסד או מספר המוסד שגויים.
- אישור רו"ח בנספח 2 איננו חתום ע"י רו"ח העמותה.
- אישור רו"ח בנספח 2 אינו חתום ע"י רו"ח חיצוני כנדרש.
- אישור רו"ח בנספח 2 לא הוגש בנוסח שנקבע ע"י הוועדה.
- דו"ח שכר 5 מקבלי השכר הגבוה בנספח 2 לא הוגש כנדרש.
- דו"ח שכר 5 מקבלי השכר הגבוה בנספח 2 לא נחתם ע"י מורשי החתימה במוסד ורו"ח.
- לא נרשמו פרטי העמותה כנדרש בראש דו"ח שכר 5 מקבלי השכר הגבוה.
- דו"ח הוצאות הנהלה וכלליות בנספח 2 לא הוגש כנדרש.
- דו"ח הוצאות הנהלה וכלליות בנספח 2 לא נחתם ע"י מורשי החתימה במוסד ורו"ח.
- לא נרשמו פרטי העמותה כנדרש בראש דוח הוצאות הנהלה וכלליות.
- אין התאמה בין השנים המופיעות בדוח הכספי, באישור רו"ח, בדו"ח הנהלה וכלליות ובדו"ח שכר 5 מקבלי השכר הגבוה.
- נספח 3 – דו"ח ביצוע הקצבה, חסר.
- נספח 3 – חסר לגבי חלק מהשנים עבורם אושרה הקצבה למוסד.
- חסרה תעודת רישום כתאגיד/אישור עו"ד על מעמד משפטי.
- לא הוגש דו"ח כספי לשנת 2022 כנדרש. יש לשלוח דו"ח מלא, מבוקר וחתום.
- הדו"ח הכספי שהוגש איננו מלא. יש לשולחו במלואו.
- הדו"ח הכספי איננו חתום ע"י רו"ח מבקר. יש לשולחו במלואו.
- הדו"ח הכספי איננו חתום ע"י חברי הועד. יש לשולחו במלואו.
- הדוחות הכספיים לא הוגשו בעברית.
- לא הוגש מאזן בוחן מלא ומפורט לשנת 2022.
- מאזן הבוחן איננו מאושר וחתום על ידי רו"ח המוסד המאשר כי המאזן הופק ממערכת הנהלת החשבונות של המוסד.
- במאזן הבוחן שנשלח לא רשומים פרטי המוסד.
- במאזן הבוחן שנשלח לא רשומה תקופת המאזן.
- מאזן הבוחן שהוגש איננו מאוזן.
- אין תעודת מלכ"ר ממע"מ או שפרטי התעודה שצורפה אינם מתאימים.
- אין אישור ניהול ספרים בתוקף במועד הקובע למשלוח הבקשה.
- לא צורף תקנון/תזכיר עדכני של המוסד.
- המוסד ביקש הקצבה עבור שיפוץ או רכישת ציוד נייח אך לא צירף אישור זכויות בנכס.
- הוגשה תעודה על שינוי שם המוסד, אך לא צורף מסמך ההתאגדות המקורי הכולל את מטרות המוסד.
כדי להינצל מפסילות מומלץ לפנות למומחה שניהל את וועדת העזבונות – יוסף שפר.