נוהל ועדת העזבונות

נוהל וועדת העיזבונות

תמצית נוהל עבודת הוועדה הציבורית לקביעת ייעודם של עיזבונות לטובת המדינה

"וזכרת את ה' אלוקיך כי הוא הנותן לך כח לעשות חיל" – בלב נפעם אני מודה לקב"ה על אשר זיכני להיות שליח נאמן כמנהל וועדת העיזבונות בשנים 2004-2012 .

תמצית נוהל עבודת הוועדה הציבורית לקביעת ייעודם של עיזבונות לטובת המדינה

הוועדה הציבורית לקביעת ייעודם של עיזבונות לטובת המדינה (להלן "וועדת העיזבונות") הוקמה מכוח החלטת ממשלה מס' . 1498 מיום 1.4.1990. וועדת העיזבונות הוסמכה להחליט על מתן הקצבות מכספי עיזבונות שנתנו לטובת מדינת ישראל, למוסדות הפונים אליה, בהתאם לייעוד שהוגדר על ידי המצווה (אם הוגדר) למימוש מטרות אשר יש בהן משום תרומה לחברה, לקהילה ולמדינה וכדי לסייע לפעולותיהם של מוסדות לטובת הציבור. עוד קובעת החלטת הממשלה כי נהלי עבודת הוועדה ייקבעו על ידה באישור שר המשפטים ויפורסמו ברשומות.

הנוהל מסדיר את סדרי עבודת וועדת העיזבונות , סדרי העברת כספי העיזבונות על ידי האפוטרופוס הכללי אל משרדי הממשלה, כל אחד בתחומו, אשר מעבירים את הכספים אל המוסדות, על פי קביעת הוועדה. נוהל זה מוסיף על החלטת הממשלה האמורה וקובע בסעיף 20.3 כי שינויים בנוהל זה ייעשו, לפי הצורך, בהתייעצות עם היועץ המשפטי לממשלה, בהתחשב, בין השאר, בשינויים שייעשו בנוהל הכללי 12 ובאישור שר המשפטים.

פרק א כללי –

.1 מטרת הנוהל

נוהל זה נועד להסדיר את חלוקת כספי תרומות ועיזבונות שהוענקו לטובת המדינה, על ידי וועדה ציבורית, לאחר שהאפוטרופוס הכללי הודיע כי הכספים -עומדים לחלוקה (להלן ההקצבות). הכספים יוקצו למימוש מטרות אשר יש – בהן משום תרומה לחברה, לקהילה ולמדינה, וכדי לסייע לפעולותיהם של מוסדות לטובת הציבור. הנוהל מכוון לקדם מינהל תקין בתחום ההקצבות, תוך השגת שוויון בין מקבלי ההקצבות, חיסכון, יעילות ושקיפות ומניעת פגיעה בטוהר המידות.

.2 הגדרות

"בקשה" בקשה לקבל הקצבה מכספי עיזבון, המוגשת בטופס לפי סעיף – 14.1 שתקבע הוועדה ;

"הוועדה" הוועדה הציבורית לקביעת ייעודם של עיזבונות לטובת המדינה -שמינה שר המשפטים לפי החלטת הממשלה מס' 1498 מיום 1.04.1990 לרבות עדכוניה;

"החשב הכללי" החשב הכללי במשרד האוצר; –

"היום הקובע" המועד האחרון להגשת בקשות לוועדה לפי סעיף –12.1 ג)( 1)(ג);

"הממונה" הממונה על העיזבונות לטובת המדינה במשרד האפוטרופוס –הכללי;

"הנוהל הכללי" נוהל להגשת בקשות לתמיכה מתקציב המדינה במוסדות –ציבור ולדיון בה

"התבחינים" התבחינים שנקבעו לפי סעיף 26

"וועדת משנה" וועדה לדיון בבקשות לפי סעיף 17.5

"וועדת תמיכות" וועדה שמונתה במשרד לפי הנוהל הכללי; –

"מוסד" תאגיד, מוסד ציבור או משרד; –

"מוסד ציבור" גוף שאינו מוסד ממוסדות המדינה הפועל למטרה של חינוך, – תרבות, דת, מדע, אמנות, רווחה, בריאות ספורט או לכל מטרה אחרת המנויה בסעיף 3 ושלא למטרה של עשיית רווחים;

"משרד" כל משרד ממשרדי הממשלה; –

"נושא תמיכה עיקרי" נושא תמיכה שנקבע על ידי הוועדה לפי סעיף 9.1

"עיזבון" עיזבון שהנחיל מוריש למדינת ישראל, לרבות מתנה או תרומה – שהוקנתה בחיים למדינה, אשר האפוטרופוס הכללי הודיע כי יועמד לחלוקה על ידי הוועדה;

"עיזבון בלתי מיועד" עיזבון שהמוריש או הנותן לא קבע את תחום ייעודו; –

"עיזבון מיועד כללי" עיזבון שהמוריש קבע לו ייעוד כללי רחב כגון צדקה, – חינוך, בריאות;

"עיזבון מיועד ייחודי" עיזבון שהמוריש קבע לו ייעוד מוגדר היכול – להתממש רק למטרה מיוחדת או בקרב מספר מוסדות מצומצם;

"פרויקט" תכנית מוגדרת לביצוע נושא מיוחד שהוא בתחום הפעילות של -המוסד על פי מסמכי ההתאגדות שלו;

"רשות מקומית" עירייה, מועצה מקומית, מועצה אזורית, ועד מקומי; –

"תאגיד" לרבות רשות סטטוטורית, רשות מקומית או הקדש ציבורי – כמשמעותו בחוק הנאמנות, התשל"ט 1979הפועל שלא למטרה של עשיית רווחים

.3 הנושאים שיוענקו להם הקצבות

(א) נושאי התמיכה שיוענקו להם הקצבות על ידי הוועדה הם:

איכות הסביבה והגנה על בעלי חיים, ביטחון, בריאות, דת, הנצחה, הנצחת שואה, העמקת הזהות היהודית, התישבות חיזוק הקשר עם התפוצות, חקלאות, יחסים בין הדתות, מדע וטכנולוגיה, מיגור האלימות, מלחצה האנטישמיות, משפט וזכויות אדם, צדקה וחסד, קידום השלום ודו קיום, קליטת עליה, רווחה, תרבות, חינוך וספורט.

כל נושא אחר שנקבע מפורשות בידי המצווה; )

כל נושא נוסף שהחליטה עליו הוועדה לפי סעיף קטן (ב). )

(ב) הוועדה רשאית בכל שנה להחליט על נושאי תמיכה המנויים בסעיף קטן (א) או נושאי תמיכה נוספים אשר הוועדה רואה צורך מיוחד לקדמם וליתן להם עדיפות; נושאים אלו יפורסמו לציבור בהודעה לפי סעיף 12.1 (א).

פרק ב הוועדה –

הרכב הוועדה

שר המשפטים ימנה, באישור הממשלה, ועדה ציבורית בת 11 חברים, בכלל אלה יושב ראש לוועדה וממלא מקומו, בעלי ניסיון והיכרות עם תחומי הפעילות הנתמכים ושהביעו נכונות להקדיש את הזמן הדרוש לביצוע נאות של עבודת הוועדה.

הוועדה רשאית לפעול ולקבל החלטות גם אם פחת מספר חבריה ובלבד שלא פחת משבעה חברים.

הוועדה תהיה עצמאית בהחלטותיה בקביעת ההקצבות וכפופה מינהלית למנהל הכללי של משרד המשפטים.

הוועדה תפעל על פי נוהל זה והנחיות היועץ המשפטי לממשלה.

ישיבות הוועדה

7.1

(א) מליאת הוועדה תתכנס על פי הזמנה מראש לכל חברי הוועדה.

(ב) המניין החוקי לישיבות מליאת הוועדה הוא ארבעה חברים

ובהם יושב ראש הוועדה או ממלא מקומו.

(ה) החלטות מליאת הוועדה יתקבלו, בישיבותיה בלבד, ברוב דעות משתתפי ההצבעה; היו הדעות שקולות, תכריע דעתו של יושב ראש

הוועדה, ובהעדרו, תכריע דעתו של ממלא מקומו.

(ו) במקרים חריגים ודחופים שבהם לא ניתן לכנס את הוועדה, תוכל הוועדה לקבל החלטתה באמצעות פקסימילה או דואר אלקטרוני או שיחת ועידה שעיקריה יתועדו בכתב; החלטה כאמור תתקבל לאחר פניה לכלל חברי הוועדה לשם קבלת עמדתם והמניין החוקי לקבלת החלטות לפי פסקה זו הוא ארבעה חברים לפחות. דוח על החלטה שנתקבלה כאמור יועבר לחברי הוועדה, ע"י יושב ראש הוועדה או ממלא מקומו, בישיבתה הקרובה של הוועדה ויצוין בפרוטוקול הדיון.

פרק ג תקציב התמיכות והפעילות הנתמכת –

.8 תקציב התמיכות וכללים לחלוקתו

8.1

(א) הממונה ירכז את כל הנתונים הכספיים והאחרים הנוגעים, לתיקי העיזבונות שבטיפולו, ובכלל אלה כספי האיזון שלפי סעיף 8.3

לצורך קביעת מסגרת תקציב החלוקה של הוועדה, ויעבירם לוועדה לא יאוחר מ 21 ימים לאחר מועד סיום עבודת הוועדה לפי סעיף 21.2 , לגבי הבקשות שהוגשו בשנה הקודמת.

הוועדה תאשר, לאחר התייעצות עם הממונה, עד ל 8 בדצמבר של כל – שנה, את מסגרת תקציב החלוקה שיעמוד בשנת הכספים הבאה לרשות הוועדה, מעיזבונות בלתי מיועדים, מעיזבונות מיועדים כלליים, מעיזבונות מיועדים ייחודיים ומכספי האיזון שלפי סעיף 8.3 ; יושב ראש הוועדה יעביר למנהל הכללי של משרד המשפטים דוח על מסגרת תקציב החלוקה כאמור .

8.3 אם ייוותרו כספי עיזבונות שלא נעשה בהם שימוש, בין על ידי הוועדה ובין על ידי המוסדות, או כספים שהוחזרו באמצעות חשבי המשרדים לאחר שהתברר שנוצלו שלא למטרה שלשמה הוקצו והכספים אינם מיועדים עוד לשימוש על ידי המוסדות שלהם הם הוקצו, יישמרו בחשבונות האפוטרופוס הכללי, ויצורפו לתקציב השנה העוקבת שייקבע על פי סעיף 8.2 (בנוהל זה כספי האיזון). –

8.4 הוועדה לא תעניק הקצבה אלא במסגרת התקציב שנקבע לה.

8.5 הוועדה תחליט על ייעודם של כל כספי העיזבונות העומדים לרשותה בכל שנה, בכפוף להוראות סעיף 11.2

.9 קביעת נושאי תמיכה עיקריים והקצבות מיוחדות

9.1

(א) הוועדה, לאחר התייעצות עם שר המשפטים, רשאית לקבוע נושאי תמיכה עיקריים שבהם תתמוך בשנת כספים מסוימת;

(ב) החלטת הוועדה לפי סעיף קטן (א) תפורסם לציבור במסגרת הפרסום הקבוע בסעיף 12.1 , בציון הסכום שהוקצה לכל נושא.

(ג) סך כל הסכומים שיוקצו לפי סעיף זה לא יפחתו מ 35 אחוזים – ולא יעלו על 70% מסכומי העיזבונות הבלתי מיועדים העומדים לרשות הוועדה לאותה שנה, לפי קביעת הוועדה (להלן הסכום שהוקצה). –

(ד) נותרו סכומים שהוועדה לא הקצתה לנושאי התמיכה העיקריים שפורסמו כאמור, בין בשל אי התאמת הבקשות לנושאים שנקבעו ובין בשל הגשת בקשות בסכומים שאינם מגיעים לכדי הסכום שהוקצה, יצטרפו סכומים אלה לחלוקת סכומי העיזבונות הבלתי מיועדים באותה שנה.

(ה) בבואה לקבוע נושאי תמיכה עיקריים כאמור, תתחשב הוועדה בדעת הממונה לעניין תחומים שאין לתקצבם עקב הסדרי מיסוי ואמנות בין לאומיות. –

9.2

(א) הוועדה תקצה בכל שנה עשרה אחוזים מן העיזבונות המיועדים לנושאי רווחה, צדקה, חסד ונזקקים למשרד הרווחה והשירותים החברתיים (להלן בסעיף זה המשרד), לחלוקת קמחא דפסחא, – לתמיכה במסגרות הזנה ובסלי מזון; בכל מקרה, לא יעלה סכום ההקצאה לפי סעיף זה על 4 מיליון שקלים חדשים.

(ב) הסכום המוקצה יחולק בין שלושת הנושאים בשלושה חלקים שווים.

(ג) כספים על פי סעיף קטן (א) יחולקו על ידי הגורמים המוסמכים במשרד, על פי תבחינים שהם יקבעו לעניין זה; התבחינים ייקבעו בהתייעצות עם היועץ המשפטי לממשלה ובאישור הוועדה.

(ד) בקשות לעניין הכספים האמורים לא יוגשו לוועדה אלא ישירות למשרד.

(ה) הוועדה לא תקצה כספים, מעבר לאלה שהוקצו על פי סעיף קטן (א), לחלוקת קמחא דפסחא, לתמיכה במסגרות הזנה ובסלי מזון.

(ו) המשרד ירכז את החלטותיו לגבי כספים כאמור בסעיף קטן (א) בדוח שנתי שיגיש לוועדה.

.10 הפעילות הנתמכת

10.1 הוועדה רשאית להעניק הקצבה רק כאשר פעילות המוסד הנתמך מתקיימת לפי חוקי מדינת ישראל, ובכלל זה בענייני מיסוי, רישוי עסקים ודיני עבודה, ועומדת בדרישות נוהל זה.

10.2 הוועדה תתמוך בפרויקט אשר יתבצע בשנת הכספים העוקבת אחרי שנת הכספים שבה מוגשת בקשה להקצבה רב שנתית לפי סעיף 19 , וכן -בשנים שלאחריה.

.11 סייגים לחלוקת ההקצבות

11.1 לא תינתן הקצבה מעיזבון, בין שהוא מיועד ייחודי ובין שהוא מיועד כללי ובין שהוא בלתי מיועד, אלא לפי נוהל זה ולאחר שהבקשה נדונה בוועדה.

11.2 לא תאושר הקצבה מעיזבון מיועד, כללי או ייחודי, אלא למטרה שיועד לה העיזבון בידי המצווה, כפי שיאשר הממונה, כאמור בסעיף 20.4

11.3 הקצבות הוועדה לא ישמשו תחליף לסכומים שתוקצבו בתקציב המדינה, ולא ישמשו למימון פעולות שמבצעים משרדי הממשלה על פי כל דין.

11.4 לא יינתנו הקצבות אלא למוסד המאוגד ופעיל במשך שנתיים לפחות במועד הגשת הבקשה, הפועל שלא למטרת רווח וששכר עובדיו סביר לדעת הוועדה, בהתחשב בסוג המוסד והיקף פעילותו.

11.5 לא תינתן הקצבה אלא למוסד, שהדוח הכספי המבוקר האחרון שלו מצביע על מחזור פעילות, העולה על 100,000 שקלים חדשים.

11.6 לא תאושר הקצבה למוסד ששיעור הוצאות ההנהלה והכלליות שלו מתוך מחזור הכנסותיו השנתי כמפורט בטור א' בטבלה שלהלן, וכעדכונו מזמן לזמן בנוהל הכללי, עלה בשנת הכספים האחרונה שלגביה היה על המוסד להגיש דוח כספי מבוקר, וכן בשנת הכספים שבה מוגשת הבקשה, לפי התקציב המאושר או הצעת התקציב, על השיעור המרבי של הוצאות הנהלה וכלליות כמפורט בטור ב' בטבלה האמורה:

11.7 הוועדה לא תתמוך ברכישת מקרקעין או מבנה או בהקמת מבנה חדש, זולת אם ניתנה לכך הוראה מפורשת של המצווה.

11.8

((א) הוועדה לא תיתן למוסד הקצבה שמשמעה כיסוי גירעונותיו;

((ב) הוועדה לא תיתן הקצבה למוסד שהוא בעל גרעון מצטבר מפעילות שוטפת לפי הדוחות הכספיים המבוקרים שלו בשיעור העולה על 50% ממחזור ההכנסות השנתי, יחד עם גרעון שנתי בדו"ח הפעילות השנתי האחרון שהוגש, אלא מנימוקים מיוחדים שיירשמו.

11.9 לא תאושר הקצבה למוסד שבדוח הכספי המבוקר האחרון שהגיש קיימים עודפים כספיים מצטברים מפעילות שוטפת, העולים על שליש תקציבו השוטף, אלא מנימוקים מיוחדים שיירשמו.

11.10 מוסד שאושרה לו הקצבה על ידי הוועדה במשך שלש שנים רצופות שקדמו לשנה שעבורה מוגשת הבקשה, לא יהיה זכאי לקבלת הקצבה, אלא בנסיבות מיוחדות ומנימוקים מיוחדים שיירשמו.

פרק ד הגשת בקשות והטיפול בהן –

.12 הגשת בקשה כללי –

12.1

(א) הוועדה תפרסם, מדי שנה, ולא יאוחר מיום 21 בדצמבר, הודעה לציבור בדבר האפשרות להגיש בקשה להקצבה בתחומים ולמטרות שנקבעו, וכן בדבר קיומם של עיזבונות מיועדים.

(ב) ההודעה תפורסם בדרכים אלה:

באתר האינטרנט של משרד המשפטים; ) בשני עיתונים יומיים לפחות, אחד מהם הנמנה עם ) שלושת העיתונים הנפוצים ביותר בישראל, כאמור בסעיף 1א(ב) לחוק התכנון והבניה, התשכ"ה – 1965

כן תפורסם ההודעה בעיתון יומי או בעיתון המתפרסם מדי שבוע לפחות, בעל תפוצה רחבה, היוצא לאור בישראל בשפה הערבית.

(ג) בהודעה יצוינו לכל הפחות פרטים אלה:

1) בהודעה כאמור בסעיף קטן (ב)( 1 )

(א) סוגי המוסדות הזכאים להגיש בקשה להקצבה;

(ב) המקומות שבהם ניתן לקבל עותק מטופסי הבקשה ומן התבחינים, ככל שנקבעו;

(ג) המועד האחרון להגשת בקשה לפי נושאי הבקשות, ובלבד שיהיה 30 ימים לפחות לאחר מועד פרסום ההודעה;

(ד) נושאי תמיכה עיקריים שנקבעו לפי סעיף 9.1

והסכומים שהוקצו להם;

(ה) מטרות שנקבעה להן עדיפות, אם נקבעה;

(ו) המקום שבו יוצגו לעיון הציבור רשימת העיזבונות

המיועדים ופרטים מלאים עליהם.

2) בהודעה כאמור בסעיף קטן (ב)( 2) המועד האחרון להגשת – ) בקשה לפי נושאי הבקשות, והפנייה לאתר האינטרנט של משרד המשפטים ושל הוועדה שיפורסם בו הנוסח המלא של ההודעה.

(ד) במקרים בהם לא היו די בקשות לתקצוב פרויקטים מעיזבון מיועד ייחודי במשך שתי שנות תקציב, תהיה הוועדה רשאית ליזום פרסום בדבר קיום העיזבון בצירוף פרטים מלאים על הייעוד שציווה המצווה, באופן הקבוע בסעיף קטן (ב), וגם בעיתון ישראלי העוסק בתחום ייעוד העיזבון, לפי העניין.

12.2

(א) הועבר לטיפול הוועדה עיזבון מיועד ייחודי לאחר קביעת תקציב הוועדה ופרסום ההודעה כאמור בסעיף 12.1 , רשאית הוועדה לפרסם הודעה מיוחדת לגביו, במועד אחר מזה האמור בסעיף 12.1 (א), ובאופן הקבוע בסעיף 12.1 (ב).

(ב) במצב של שעת חירום מיוחדת, תהא הוועדה רשאית לפרסם הודעה מיוחדת ולקבוע לוח זמנים מיוחד לטיפול בבקשות הנוגעות לאותה שעת חירום ולחלוקת הכספים.

12.3 קיימות נסיבות מיוחדות המצדיקות שינוי היום הקובע, ואין מניעה תקציבית למתן ההקצבה, רשאית הוועדה לשנות את היום הקובע, בהחלטה מנומקת בכתב והודעה על כך תפורסם באותה דרך שפורסמה בה ההודעה בדבר היום הקובע המקורי להגשת הבקשות.

.13 כללים להגשת בקשה

13.1

(א) מוסד המבקש לקבל הקצבה יגיש בקשה בכתב לפי טופס שתקבע הוועדה.

(ב) הבקשות יישלחו בדואר רשום ויישאו חותמת דואר שהתאריך בה אינו מאוחר מן היום הקובע.

(ג) טופס הבקשה יישלח ישירות לוועדה בצירוף כלל המסמכים הנדרשים לפי סעיף 14.2

(ד) טופס הבקשה ימולא בכתב קריא וברור, ובמידת האפשר בהדפסה.

13.2 בקשה שתוגש לאחר היום הקובע תיפסל בלא דיון; מצא יושב ראש הוועדה כי קיימות נסיבות מיוחדות להגשת בקשה מסוימת באיחור, וקיבל חוות דעת על כך מהיועץ המשפטי לוועדה, יאשר זאת בכתב, בצירוף הנימוקים.

13.3

(א) מוסד יגיש בקשה אחת בלבד לכל שנת כספים; הבקשה תתייחס לפרויקט אחד בלבד.

(ב) על אף האמור בסעיף קטן (א), מוסד שמחזור הכנסותיו הכספי השנתי, על פי הדוח הכספי המבוקר האחרון שהוגש, עולה על 100 מיליון שקלים חדשים, רשאי להגיש בקשה לביצוע שני פרויקטים שונים בשנת כספים אחת.

13.4

(א) קבלת בקשה תאושר בכתב עד 50 ימים מן היום הקובע; מוסד שלא קיבל אישור בדבר קבלת הבקשה והוכיח את משלוח הבקשה עד ליום הקובע, יתיר לו יושב ראש הוועדה להגישה שוב בתוך 10 ימים מן המועד שבו אושר לו לעשות כן; הודעה בדבר החלטת יושב ראש הוועדה כאמור תימסר למוסד תוך 7 ימים.

(ב) הוועדה תבדוק אם המוסד מילא את כל פרטי הבקשה וצירף לה את כל המסמכים הנדרשים, ותודיע למוסד את תוצאות בדיקתה במסגרת ההודעה על פי סעיף קטן (א); מוסד אשר פרטי בקשתו נמצאו חסרים, תיפסל בקשתו ולא תידון בוועדה.

(ג) במקרה שבקשת מוסד נפסלה מחמת חוסר במסמכים או בפרטים , הוא יהא רשאי לפנות ליושב ראש הוועדה בתוך 10 ימים ממועד מסירת ההודעה על פי סעיף קטן (א), בציון הנימוקים שבשלם הגיש בקשה חסרה ולאחר שהשלים את הפרטים החסרים. היושב ראש יבדוק אם ההגשה החסרה נבעה מתקלה טכנית, בתום לב או בעטין של פעולות או מחדלים של הרשויות או מסיבות חריגות ויוצאות דופן שלמגיש לא הייתה שליטה עליהם, ובהתאם לכך יחליט אם לאשר את קליטת הבקשה; החלטת יושב ראש הוועדה בפניית המוסד תהיה מנומקת, תישלח בתוך 6 ימים ממועד קבלת פניית המוסד, ותהא סופית.

.14 פרטי הבקשה וצרופותיה

14.1

(א) טופס הבקשה יכלול פרטים אלה:

1) שם המוסד המבקש; )

2) תיאור הפעילות העיקרית שבה עוסק המוסד; )

3) פירוט הפרויקט שעבורו מבוקשת ההקצבה, לרבות מספר ) הצפויים ליהנות מן הפרויקט האמור, עלותו הכוללת של הפרויקט, ל

רבות רכישת ציוד, מקורות המימון הנוספים לפרויקט וסכום ההקצבה המבוקש;

4) צורת ההתאגדות (כגון עמותה או חברה) וכן מספרה אצל ) הרשם הנוגע בדבר;

5) מען המשרד הראשי של המוסד והמקומות שבהם הוא ) מקיים את פעולותיו;

6) השם והמען של חברי ההנהלה של המוסד; )

7) השם והמען של הגזבר ורואה החשבון של המוסד; )

8) השם והמען של מורשי החתימה של המוסד; )

9) כתובת דואר אלקטרוני, ואם אין מספר פקסימילה, – ) לקבלת הודעות;

10 ) שמות המוסדות הקשורים למוסד המבקש, ככל שיש ) כאלה, ומהות הקשר;

11 ) חשבונות הבנק של המוסד, וציון החשבון שאליו תועבר ) ההקצבה;

12 ) פירוט מקורות המימון העצמיים, הפרטיים והציבוריים, ) הצפויים לשנה שבעדה מתבקשת ההקצבה;

13 ) שמות המוסדות או המשרדים שאישרו למוסד תמיכות ) בשנתיים שחלפו, בפירוט סכומי התמיכה שאושרו כאמור;

14 ) ציון שם המשרד או המשרדים שאליהם פנה המוסד או – – ) יפנה לקבלת תמיכה בשנת הגשת הבקשה זו וכן פירוט הסכומים

המבוקשים;

15 ) ציון שמו של המשרד שאליו ראויה, לדעת המבקש, להיות ) מוגשת הבקשה לחוות דעה דעת, על פי נושא הפרויקט

המבוקש ;

16 ) רשימת חמשת מקבלי השכר הגבוה ביותר של המוסד בציון ) תפקידם, וכן פירוט מלא של שכר זה (כמפורט בסעיף 36 (ב) לחוק העמותות, התש"ם – 1980 מאושרת בידי רואה חשבון (אין צורך בציון שם מקבל/ת השכר);

17 ) מידת הנגישות של הפרויקט, שבעבורו מבוקשת ההקצבה, ) לאנשים עם מוגבלויות.

(ב) על אף האמור בסעיף קטן (א), טופס בקשה של משרד יכלול את

11 ) ו ( 17 ) בלבד. – ) ,(9) ,(5) ,(3) ,( הפרטים הנקובים בפסקאות ( 1

14.2

(א) לטופס הבקשה יצורפו מסמכים אלה:

1) תעודה על רישום כתאגיד או אישור מאת עורך הדין של )

המוסד על המעמד המשפטי של המוסד;

2) מסמכי היסוד המעודכנים של המוסד (תקנון, תזכיר, )

תקנות או כיוצא באלה);

3) הדוח הכספי המבוקר של המוסד לשנה שקדמה לשנה )הקודמת, ומאזן בוחן לתקופה המתחילה ביום שלאחר תקופת הדוח הכספי המבוקר האמור ומסתיימת במועד שעד 60 ימים לפני הגשת הבקשה; מאזן הבוחן יהיה חתום על ידי רואה חשבון המדווח כי המאזן הופק מהנהלת החשבונות של המוסד;

4) אם הבקשה מוגשת ) על פי סעיף 12.2 (א) לפני 1 ביולי, יחול האמור בפסקה ( 3); לאחר 1 ביולי יוגש דוח כספי מבוקר לשנה – שקדמה לשנה הקודמת וכן דוח כספי מבוקר לשנה הקודמת ומאזן בוחן לתקופה המתחילה ביום שלאחר תקופת הדוח הכספי המבוקר האמור ומסתיימת במועד שעד 60 ימים לפני הגשת הבקשה; אם הבקשה מוגשת – על פי סעיף 12.2 (א) ב 1 באוקטובר או לאחר מכן, יוגש דוח כספי מבוקר של הגוף לשנה הקודמת, ומאזן בוחן לתקופה המתחילה ביום שלאחר תקופת הדוח הכספי המבוקר האמור ומסתיימת במועד שעד 60 ימים לפני הגשת הבקשה;

5) בכל מקרה, יכלול הדוח הכספי פרטים על נכסי המוסד, ) כולל השקעות, פיקדונות, חשבונות בבנקים ויתרותיהם; לדו"ח הכספי המבוקר יצורף דו"ח הוצאות הנהלה וכלליות במוסדות ציבור לשנה שלגביה הוגש הדו"ח הכספי המבוקר;

6) אישור מעמד המוסד המבקש במשרדי מס ערך מוסף; )

7) אישור תקף על ניהול פנקסי חשבונות ורשומות לפי חוק )

עסקאות גופים ציבוריים (אכיפת ניהול חשבונות ותשלום חובות מס), התשל"ו – 1976 7

(אישור על ניהול ספרים);

8) אישור ניהול תקין מאת הרשם הנוגע בדבר; למעט סוגי ) מוסדות אשר אין לגביהם רשם הנוגע בדבר;

9) נדרשים למוסד או לפעילותו היתר או רישוי על פי חוק, ) יצורף האישור המתאים, תקף למועד הגשת הבקשה;

7 . ס"ח התשל"ו, עמ' 280 ; התשע"ב, עמ' 1729

10 ) הצעות מחיר מלאות ומפורטות הנוגעות להוצאות ) הנדרשות לביצוע הפרויקט בהתאם להנחיות הוועדה שיפורסמו;

11 ) מסמכים שניתן ללמוד מהם על ביצוע של פרויקט זהה או ) דומה שתוקצב בידי הוועדה בשלוש השנים הקודמות לשנה שבה מוגשת הבקשה.

(ב) על אף האמור בסעיף קטן (א), לטופס בקשה של משרד או של רשות מקומית יצורפו הפרטים הנקובים בפסקאות ( 9) עד ( 11 ) בלבד.

14.3

(א) הבקשה תוגש רק בעד פרויקט המצוי בתחום מטרותיו של המוסד, כפי שצוינו במסמכי ההתאגדות שלו.

(ב) הבקשה תהיה חתומה בידי היושב ראש והמנכ"ל בעמותות, בהקדשים ובחברות ובידי מנכ"ל הגוף במוסד אחר; החותמים יצהירו כדין בדבר אמיתות הפרטים שנמסרו בטופס הבקשה; לבקשה יצורף אישור של רואה החשבון של המוסד, המעיד על נכונות הפרטים החשבונאיים הכלולים בה.

.15 קליטת הבקשות בוועדה והעברתן לשם קבלת המלצות המשרדים

15.1

(א) הוועדה תקבל את הבקשה, תבדוק את תקינותה (הגשת כל המסמכים הנדרשים, מילוי כל הפרטים) ותמלא אישור תקינות בקשה לפי טופס שייקבע לשם כך.

(ב) לא תידון בקשה אלא לאחר שתקינותה אושרה כאמור.

15.2 הוועדה רשאית, לצורך הדיון בבקשה, לבקש פרטים או מסמכים נוספים ומשלימים מן המוסד המבקש, כפי שייראה לה.

15.3 הוועדה תקבל את הבקשות התקינות ותעביר עותק מהן לוועדת התמיכות של המשרד הממונה על תחום הפרויקט שלגביו מתבקשת ההקצבה, כפי שצוין בבקשה, בתוך 30 ימים ממועד ההודעה על פי סעיף קטן 13.4 (א), לשם קבלת המלצת המשרד בבקשה; הוועדה רשאית, במקרים שבהם תראה זאת לנכון, להעביר את הבקשה להמלצת משרד אחר מזה שצוין בבקשה או למשרדים נוספים.

15.4 הוועדה תקבע, את הסכומים הצפויים להיות מוקצים לכל תחום פעילות, לפי תחומי פעילות המשרדים השונים, בהתאם למסגרת תקציב החלוקה לפי סעיף 8.2 ; הודעה בדבר החלטת הוועדה כאמור תועבר למשרדים יחד עם העברת הבקשות לשם קבלת המלצותיהם. כאמור בסעיף 15.3

.16 הדיון בבקשות בוועדת התמיכות והעברת המלצות המשרד לוועדה

16.1 וועדת התמיכות תקלוט מן הוועדה את הבקשה ותעבירה אל האגף במשרד האחראי לנושא הפרויקט שלשמו נתבקשה ההקצבה (להלן – האגף האחראי); האגף האחראי יעיין בבקשה וישלח את חוות דעתו לוועדת התמיכות.

16.2 וועדת התמיכות רשאית להגביל את האגף האחראי לעניין ההיקף הכספי הכולל של חוות הדעת מטעמו שיוגשו לוועדת התמיכות.

16.3 וועדת התמיכות רשאית, לצורך הדיון בבקשה, לבקש פרטים או מסמכים נוספים ומשלימים מן המוסד המבקש, כפי שתמצא לנכון.

16.4

(א) וועדת התמיכות תדון תחליט ותעביר לוועדה את המלצותיה בבקשות לא יאוחר משלושים ימים לאחר קבלת הבקשות מן הוועדה.

(ב) התעכבה החלטת וועדת התמיכות עקב נסיבות בלתי צפויות מראש או מאחר שמעצם טיבו של נושא הבקשה לא ניתן להחליט בבקשות במועד האמור, תדווח על כך וועדת התמיכות לוועדה, לא יאוחר מ 7 ימים לפני המועד שנתבקשה בו להעביר את המלצתה, ויושב – ראש הוועדה יקבע מועד חדש להעברת המלצותיה לוועדה, בהתחשב בנימוקים שיפורטו.

16.5 בהמלצתה לוועדה, תיתן וועדת התמיכות את דעתה לחשיבות ההקצבה המבוקשת, להיקף ההקצבה שהוענקה למוסד בעבר, ליכולת המוסד המבקש לבצע את הפרויקט המבוקש ולהיקף התקציב שיועד לתחום.

16.6

(א) וועדת התמיכות תיתן את המלצתה בכתב, בצירוף הנמקת השיקולים להמלצתה; המליצה בחיוב, תפרט בהמלצתה את מטרת ההקצבה, היקפה, הסבר לאופן גיבושה ותנאיה; לא המליצה בחיוב תפרט את הסיבות לכך.

(ב) סך כל המלצותיה החיוביות של וועדת התמיכות לבקשות השונות בתחום מסוים, לא יעלה על כפל הסכום שהקצתה הוועדה לתחום האמור.

16.7 כל משרד יעביר לוועדה את המלצותיו הסופיות לגבי הבקשות שהופנו אליו על ידי הוועדה, על צרופותיהן, בכתב, וכן, במידת האפשר, במדיה מגנטית.

16.8 במקרים שהמשרד לא העביר לוועדה את המלצותיו הסופיות במועד שנקבע בסעיף 16.4 , או שהעביר המלצות שאינן מנומקות ומפורטות כאמור בסעיף 16.6 , תהיה הוועדה רשאית לדון ולקבל החלטתה בבקשה מבלי להתחשב בהמלצת המשרד.

16.9 בתוך 60 ימים מן היום הקובע, תודיע הוועדה לאגף התקציבים כי אנשיו יוכלו לעיין בבקשות השונות ולהציג בכתב את עמדתו לפני הוועדה, אם יראו לנכון לעשות כן; עמדת אגף התקציבים לבקשות השונות תועבר לוועדה בתוך 90 ימים מן היום הקובע.

פרק ה הדיון וההכרעה בוועדה בבקשות שהוגשו –

.17 הליכי הדיון בבקשות בוועדה

17.1 הוועדה תחל את דיוניה בבקשה לאחר שקיבלה את המלצות המשרד, על צרופותיהן, לפי סעיף 16.7 , למעט אם התקיימו הנסיבות האמורות. בסעיף 16.8

17.2 האפוטרופוס הכללי יעביר לוועדה, עד 1 באפריל, רשימה מפורטת של מוסדות, על פי מספרם אצל הרשם הנוגע בדבר, שבמהלך השנה הקודמת קיבלו ממנו בפועל הקצבות כספיות שמקורן בעיזבונות.

17.3 היועץ המשפטי לוועדה וחשב הוועדה יתאמו ביניהם את בדיקת הבקשות השונות כדי לבחון את עמידתן בנוהל זה וכן את בדיקת הפרטים שנמסרו במסגרתן; היועץ המשפטי והחשב ידווחו לוועדה ולועדות המשנה על ממצאיהם.

17.4 הוועדה תנהל פרוטוקולים של ישיבותיה והחלטותיה, ויצוינו בהם, בין השאר, מקום התכנסות הוועדה, המשתתפים בה, החלטות הוועדה על נימוקיה, וכן אם ביקש חבר הוועדה להימנע מלהשתתף בדיון בבקשה מסוימת או בתחום מסוים, לפי העניין.

17.5

(א) הוועדה תקבע ועדות משנה לדון בבקשות.

(ב) וועדת משנה תורכב משלושה חברים שתמנה הוועדה; הוועדה רשאית מזמן לזמן לשנות את הרכב וועדת משנה.

(ג) וועדת משנה רשאית לזמן חבר וועדת התמיכות של המשרד נושא הדיון, לקבלת הבהרות להמלצות המשרד, לזמן את נציג המוסד המבקש לקבלת הבהרות, ולקיים כל בירור שתראה לנכון, ובלבד שתנהג כן באופן שוויוני ביחס לכלל המוסדות, לפי העניין.

(ד) וועדת משנה תדון בבקשות, תבחן את המלצות המשרדים ואת חוות דעת האגף האחראי, ותמליץ לוועדה על הבקשות שהובאו לפניה, לאור סדרי העדיפויות, השיקולים והתבחינים שנקבעו.

(ה) וועדת משנה תדון ותמליץ בשלושה, אולם אם נבצר מאחד מחבריה להשתתף בישיבה, רשאית הוועדה לדון ולהמליץ בשניים.

(ו) המלצות וועדת משנה ינומקו בכתב; בתום דיוני וועדת המשנה בתחום הקצבה מסוים יועברו המלצותיה בצירוף הבקשות להחלטת הוועדה במליאה.

(ז) נעדר מישיבת וועדת משנה היועץ המשפטי לוועדה או החשב, יועבר פרוטוקול הישיבה לעיונו טרם הבאתו לדיון במליאת הוועדה; מצא היועץ המשפטי או החשב כי יש צורך בהבאת חוות דעתו לפני הוועדה, בעניין מסוים, יודיע על כך למנהל הוועדה אשר ידאג להעלאת חוות הדעת בישיבת המליאה הקרובה, ככל הניתן, בנוכחות היועץ המשפטי או החשב.

(ח) הודעת היועץ המשפטי או החשב כאמור, תועבר לא יאוחר מתום שבעה ימים מיום קבלת הפרוטוקול לעיונו.

17.6 מליאת הוועדה תדון בהמלצות וועדות המשנה, רק לאחר קביעת תקציב הוועדה לפי סעיף 8.2 ; מליאת הוועדה רשאית לדחות את הבקשה או לאשרה, כולה או מקצתה, בתנאים או בלא תנאים; החלטות מליאת הוועדה ינומקו בכתב; מליאת הוועדה רשאית לזמן חבר ועדת התמיכות של המשרד נושא הדיון, לקבלת הבהרות להמלצות המשרד, לזמן את נציג המוסד המבקש לקבלת הבהרות, ולקיים כל בירור שתראה לנכון.

.18 שיקולי הוועדה

18.1 הוועדה תפעל מתוך גישה עניינית לכל בקשה ובקשה על פי עקרונות של סבירות ושוויון ובכפוף להוראות נוהל זה לרבות התבחינים שנקבעו לפי סעיף 26 , אם נקבעו.

18.2 בבואה לדון ולהחליט בבקשות תתחשב הוועדה, בין היתר, בשיקולים אלה:

1) המלצות המשרד והאגף האחראי והערותיהם לגבי הפרויקט ) שלשמו מבוקשת ההקצבה ובהתחשב בפעילותו הכוללת של המוסד המבקש;

2) היקף פעילות המוסד המבקש והאוכלוסייה המקבלת שירותים  במסגרתו;

3) מיקומו הגיאוגרפי ומצב אוכלוסיית אותו מקום; )

4) המקורות הכספיים והכלכליים העומדים לרשותו של המוסד המבקש;

5) גירעונות או עודפים כספיים של המוסד המבקש; )

6) התמיכה בכסף ובשווה כסף הניתנת למוסד מתקציב המדינה; )

7) התקציבים והתמיכות שמקבל המוסד מגופים ציבוריים ואחרים; בכל מקרה סך כל התקציבים הציבוריים או האחרים שמקבל המוסד לא יעלה על עלות הפעילות שהוא מבצע;

8) הוצאות של המוסד לעניין שכר ומידת התאמתן למוסד הפועל שלא למטרות רווח;

9) היעדר פירוט מספק או היעדר דיוק או הכללת נתונים שגויים בבקשה שהגיש המוסד או הפניית הבקשה למשרד שאינו מתאים באופן מובהק לאופי הפרויקט שנעשתה, לפי התרשמות הוועדה, שלא בתום לב;

10 ) ממצאים שנתגלו בדיווח שגוי של המוסד או שימוש בלתי נאות )בכספי תמיכה שניתנו לו, בהתחשב בזמן שחלף ממועד הדיווח השגוי או השימוש הבלתי נאות ובשינוי הנסיבות.

18.3 בבואה להעריך את פעילות המוסדות המבקשים תתחשב הוועדה, בין השאר, במדדים כמפורט להלן:

1) הצורך בקיום הפעילות; )

2) התרומה לחברה, לקהילה ולמדינה; )

3) נושאים ייחודיים או לאומיים; )

4) אוכלוסיות ייחודיות; )

5) אזורי עדיפות לאומית; )

6) מידת הנגישות של פעולות המוסד לאנשים מוגבלים; )

7) רמת מקצועיות הצוות העוסק בנושא; )

8) ניסיון ויכולת כספית ומקצועית לביצוע הפרויקט המבוקש. )

9) הערכה כללית של הוועדה. )

18.4 הוועדה לא תתמוך בפרויקט של מוסד מבקש בסכום העולה על 50 אחוזים מעלות הפרויקט שבעדו מבוקשת ההקצבה. עם זאת, במקרים מיוחדים ובהחלטה מנומקת בכתב תינתן לוועדה הסמכות לחרוג מהוראת סעיף זה ובלבד שסך כל סכום ההקצבה שיאושר, לא יעלה על היקף התמיכה המרבי המוענק מתקציב המדינה למוסדות ציבור, לפי1)(א) לחוק יסודות התקציב, התשמ"ה – 1985 )( סעיף 3א(ח 1

18.5 הוועדה לא תקצה למוסד עבור פעילותו בפרויקט המבוקש סכום פחות מ 10,000 שקלים חדשים.

18.6

(א) הוועדה לא תדון בבקשה חדשה של מוסד אשר נודע לוועדה כי קיבל בעבר הקצבה ולא מילא את חובת הדיווח לגביה, בתוך שנה ממועד קבלת התשלום הראשון של כספי ההקצבה בפועל או שלא נענה לדרישה להנציח זכרו של תורם אם נדרש לכך כאמור בנוהל הנצחת תורם המובא בתוספת השנייה (להלן נוהל ההנצחה); בנוסף, בחלוף -המועד האחרון לחובת הדיווח כאמור, ואם לא נמסר עד אז דיווח כנדרש, לא תועבר למוסד כל הקצבה שהיא שהוועדה החליטה להעניקה לו לפי בקשות אחרות שהגיש; הוראות סעיף זה יחולו בשתי השנים העוקבות לשנה שבה קיבל המוסד הקצבה מהוועדה.

(ב) לעניין סעיף זה, משרד אשר לא קיבל ממוסד מסוים דוחות ביצוע או דוחות אחרים יודיע על כך לוועדה בתוך חודש מן המועדהאחרון לשימוש בהקצבה.

18.7 הקצבה תאושר, אך ורק אם שוכנעה הוועדה שלמוסד יש האמצעים הכספיים למימוש המטרה כולה, או שיהיו לו, בתוך פרק זמן סביר, ממקורות אחרים.

18.8 הוגשה בקשה להקצבה לפרויקט שלא בתחום שנקבע בסעיף 3(א) או לפי סעיף 9.1 , היא תידחה.

18.9 הוועדה תתחשב במידע רלוונטי לעניין עיזבון מסוים שיגיש לה הממונה; כגון צוואה, מסמך מתאים אחר המבטא את רצונו המפורש של המצווה, בקשות מיוחדות של משפחת המוריש או מידע המתייחס לשיקולי מס מיוחדים בארץ מקור העיזבון. כמו כן תשאף הוועדה, לגבי עיזבונות בסכומים גבוהים, לחלקם בין מספר מוסדות קטן ככל האפשר, וזאת במיוחד לגבי עיזבונות מיועדים או עיזבונות שקבועה בהם חובת הנצחה.

18.10

(א) הממונה רשאי, במקרים מיוחדים, הכרוכים בטיפול המשפטי בעיזבון, ככל הניתן על פי מסמכים שיציג, להמליץ לוועדה בכתב לייעד את העיזבון, כולו או חלקו, למוסד מסוים, כדי לסייע לפשרה רצויה בתיק עיזבון או למיקסום הסכומים שיתקבלו באותו תיק.

(ב) כן רשאי הממונה, במקרים מיוחדים וחריגים של עיזבון שיועד לטובת המדינה, על סמך שיקולים הנוגעים לתפקידו ולתחומי מומחיותו, להמליץ לוועדה בכתב לייעד את העיזבון, כולו או חלקו, למוסד מסוים או למטרה מיוחדת, ובתנאים שיציין, והוועדה תהיה מוסמכת על פי שיקול דעתה וכלל נסיבות העניין לעשות כן.

18.11

(א) הוועדה רשאית, נוכח צורכי ציבור דוחקים ובהחלטה מנומקת בכתב לדון בבקשה שלא לפי הוראות כללים אלה, לאחר שקיבלה חוות דעת בכתב לעניין זה מן היועץ המשפטי לוועדה.

(ב) מוסד המבקש שבקשתו תידון על פי סעיף זה, יצרף מכתב החתום ביד המנהל הכללי של המשרד הממשלתי האחראי לנושא הבקשה, בדבר החשיבות ודחיפות נושא התמיכה ועל הסיבות לבקשה לחרוג מן הנוהל.

(ג) החלטה לפי סעיף זה לא תעלה על 2 אחוזים מתקציב הוועדה שנקבע לפי סעיף 8.2 , וסך כל ההחלטות שיתקבלו לפי סעיף זה בשנה לא יעלו על 10 אחוזים מן התקציב האמור.

(ד) החלטה לפי סעיף זה תדווח, בתוך 14 ימים מיום קבלתה, למנהל הכללי של משרד המשפטים.

.19 הקצבה רב שנתית

19.1 מוסד המעוניין להגיש לוועדה בקשה לתמיכה בפרויקט שבמהותו ובאופיו הוא רב שלבי ולפיכך צפוי להימשך יותר משנה אחת, יציין בטופס הבקשה כי הוא מעוניין בהקצבה רב שנתית ויצרף לבקשתו לוח – זמנים לביצוע כשבצד כל מועד יצוין הסכום המבוקש לכל שלב.

19.2 הוועדה רשאית, לפי שיקול דעתה, לדחות בקשה להקצבה רב שנתית, – לאשרה לשנה אחת או לאשרה לתקופה שאינה עולה על 3 שנים.

19.3 בקשה לתמיכה בפרויקט אשר הייתה אמורה להיות מוגשת לפי הוראות סעיף 19.1 , לא יאושר המשך מימונה בשנה העוקבת לשנה שבה אישרה הוועדה הקצבה עבור שלב אחר של אותו הפרויקט.

19.4 מוסד שאושרה לו הקצבה רב שנתית יגיש, מדי שנה, לחשב המשרד – שבתחום טיפולו נושא ההקצבה, דוח כספי שנתי, דוח ביצוע, אישור ניהול תקין וכל מסמך אחר שהחשב ידרוש לצורך פיקוח ומעקב אחר פעילות המוסד והקצאת הכספים.

19.5 מוסד אשר לא יעמוד בדרישות חשב המשרד או שהפסיק לפעול באופן תקין מכל סיבה שהיא, תבוטל ההקצבה שאושרה לו לשנים העוקבות והכסף יועבר באמצעות חשבי המשרדים לחשבון כספי האיזון לפי סעיף 8.3 , בצירוף פירוט של מספר הבקשה, תאריך החלטת הוועדה, הסכום שהוקצה, ופרטים בדבר נסיבות ביטול ההקצבה.

19.6 הסכום שתקבע הוועדה להקצבה רב שנתית יתוקצב מתוך הסכום – העומד לרשות הוועדה בשנת ההחלטה ולא יחייב את תקציבה העתידי של הוועדה.

19.7 הוועדה יכולה בכל שנה לאשר הקצבה רב שנתית מתקציבה כפי שנקבע – בסעיף 8.2 , בהיקף שלא יעלה על 20 אחוזים ממנו; ואולם, הוועדה יכולה לאשר הקצבה רב שנתית מעיזבונות מיועדים ייחודיים במלוא – היקף העיזבון.

.20 החלטות הוועדה

20.1

(א) הוועדה תנמק את החלטתה בכתב, בין אם נענתה לבקשה ובין אם דחתה אותה, ואם החליטה להעניק הקצבה למוסד המבקש תציין את מטרת ההקצבה, סכום הכסף המוקצב, אופן חישוב ההקצבה על פי התבחינים, ככל שיש כאלה, מאיזה עיזבון תוקצה ההקצבה וכל תנאי נוסף שתראה לנכון.

(ב) הוועדה תקבע תקופת תוקף לביצוע הפרויקט אשר תחייב את המוסד להשלימו בתוך שנה מיום ההודעה על אישור זכאותו להקצבה בעד הפרויקט האמור או קודם לכן, אם קבעה כן הוועדה , לשם קבלת הקצבה.

20.2 הוועדה רשאית, בהחלטה מנומקת בכתב, להתנות הקצבה לפרויקט בהיקף נרחב אשר הסכום המוקצב לו מן הוועדה מהווה 20 אחוזים לפחות מתקציב הפרויקט, בכך שכספי הוועדה ישמשו אך ורק למימון השלמת הפרויקט, ולדרוש כי יוגשו דוחות המשקפים את ביצוע הפרויקט עד לשלב שאותו היא בחרה לממן כתנאי להעברת ההקצבה.

20.3 חשב הוועדה יוודא כי החלטות הוועדה לא יחרגו מן הסכום שקבעה הוועדה להקצבה לכל תחום פעילות לפי תחומי פעילות המשרדים השונים או הנושאים שקבעה מראש, וכן כי לא יחרגו מתקציב הוועדה. שנקבע לפי סעיף 8.2

20.4

(א) במועד סיום עבודתה בדיון בבקשות ממשרד מסוים, תעביר הוועדה, בדין וחשבון לממונה, את החלטותיה בציון: מספר ההחלטה גובה ההקצבה, שם המוסד, מטרת ההקצבה, תאריך ההחלטה ותקופת תוקפה, שם המשרד שבאמצעותו תשולם ההקצבה וציון העזבון המחויב כמופיע ברשימת האפוטרופוס הכללי.

(ב) הממונה יוודא כי בכל מקרה ומקרה, הסכום המוקצב לפי החלטת הוועדה לבקשה מסוימת אינו עולה על יתרת הכסף העומד לרשותה בעיזבון שנקבע לשם כך על ידי הוועדה, וכן אם החלטות הוועדה, המתייחסות לעיזבונות מיועדים, כלליים או ייחודיים, תואמות את הוראות הצוואה, ויעביר ליושב ראש הוועדה את אישורו או הערותיו בתוך 21 ימים מיום קבלת הדין וחשבון.

(ג) יושב ראש הוועדה יבדוק את הערות הממונה ויתאים מחדש את העיזבונות שמהם יוצאו הסכומים שעליהם החליטה; תשובת יושב ראש הוועדה לממונה בדבר תיקון הערותיו תישלח בתוך 10 ימים מיום קבלת הערות הממונה.

(ד) נתברר בבדיקה לפי סעיף קטן (ב), כי העיזבון שעליו החליטה הוועדה אינו מתאים, יקבע יושב ראש הוועדה, בתיאום עם הממונה, עיזבון מתאים אחר מיועד או בלתי מיועד, במידת האפשר, שממנו יוקצו הכספים ליעד שעליו החליטה הוועדה, בתוך 10 ימים מיום שקיבל הממונה את תשובת הוועדה.

20.5

(א) הוועדה תודיע בכתב למוסד המבקש על ההחלטה בעניינו; בהודעה זו ייכללו גם התנאים לקבלת ההקצבה ככל שנקבעו.

26

(ב) נדרשת הנצחה לפי הצוואה, יצוין בהודעה למוסד כי חשב המשרד מופקד על קיום הוראות ההנצחה, לפי נוהל ההנצחה.

(ג) ההודעות המקצות הקצבות למוסדות יישלחו בתוך 7 ימים ממועד קבלת אישור ההחלטה על פי סעיף 20.4 ; הודעות על דחיית בקשות תישלחנה מיד עם קבלת ההחלטה.

.21 בקשות לעיון מחדש וסיום הטיפול בבקשות

21.1

(א) מוסד שבקשתו נדחתה, כולה או חלקה, ונמצאו לו נסיבות רלוונטיות חדשות העשויות לשנות את החלטת הוועדה או שהוא סבור כי נפלה בה טעות מהותית, רשאי לפנות לוועדה בבקשה לעיון מחדש בתוך 14 ימים מיום מסירת ההודעה שלפי סעיף 20.5 (ג), לפי טופס שתקבע הוועדה תוך פירוט הנסיבות החדשות או הטעות המהותית כאמור; טופס הבקשה לעיון מחדש ימולא בכתב קריא וברור, ובמידת האפשר בהדפסה.

(ב) מליאת הוועדה תדון בבקשה לעיון מחדש ותחליט בה בתוך 21 ימים ממועד קבלת הפניה; הוועדה תודיע על החלטתה, כאמור בסעיף20.5 , בתוך 7 ימים מיום קבלתה והחלטתה תהא סופית.

21.2 הוועדה תיתן החלטותיה ותסיים את הטיפול בבקשות שהוגשו לה ובכלל זה הפניות לפי סעיף 21.1 , לא יאוחר מה 7 בנובמבר של השנה – שבה הוגשו הבקשות.

21.3

(א) יושב ראש הוועדה, יודיע למנהל הכללי של המשרד הנוגע בדבר על החלטות הוועדה, ובכלל זה שמות המוסדות הנהנים, הסכומים שהוקצבו להם, המטרות שלשמן הוקצבו, התנאים לקבלת ההקצבה לרבות אם נדרשת הנצחת המוריש או שמו של מי שהמוריש הורה, והמועד האחרון לביצוע הפעולה שהוחלט לתמוך בה); הנימוקים להחלטה הדוחה בקשה יצוינו בהודעה.

(ב) העתקים של הודעת היושב ראש האמורה יישלחו לאפוטרופוס הכללי, למנהל הכללי של משרד המשפטים ולחשב המשרד שהמליץ על הבקשה.

(ג) ההודעות המפורטות בסעיף זה יישלחו בתוך 7 ימים ממועד. קבלת אישור ההחלטה על פי סעיף 20.4

21.4 הוועדה תפרסם ברשומות וכן באתר האינטרנט של משרד המשפטים את רשימת מקבלי כספי העיזבונות, על פי מספרם אצל הרשם הנוגע בדבר, בציון מטרת ההקצבה והסכום שקיבל כל אחד מהם; הרשימה תפורסם על פי חלוקה ראשית למשרדי הממשלה השונים, בחלוקת משנה לפי אגפי המשרד הממליצים לוועדה; הרשימה תישלח לרשומות לא יאוחר מן ה 15 בנובמבר של השנה שבה הוגשו הבקשות. –

פרק ו מימוש ההקצבה ופיקוח על מימושה –

.22 התחייבות המוסד הנתמך

אישרה הוועדה הקצבה והודיעה על כך למוסד המבקש, יתחייב המוסד לפני תשלום ההקצבה, לוועדה ולמשרד מעביר ההקצבה, באמצעות מורשי החתימה שלו, לפי טופס שתקבע הוועדה, כי-

1) ההקצבה תשמש אך ורק למטרה שלשמה היא ניתנה; )

2) לא יעביר מכספי ההקצבה למפלגה או לסיעה, לא יעשה שימוש ) בכספי ההקצבה בקשר עם תעמולת בחירות ולא יכלול את שמה של מפלגה או סיעה במודעות או בפרסומים או באירועים שלו;

3) יפעל על פי מדיניות הממשלה, שתיקבע מזמן לזמן, בנוגע לשכר, )ייעול וחיסכון שנמסרה לו בידי המשרד;

4) ימציא למשרד במשך שנת הכספים דוחות כספיים ואחרים ) בקשר לשימוש בהקצבה, במועדים ובמתכונת שיורה המשרד;

5) יאפשר למבקרים ולמפקחים מטעם הממשלה ומטעם הוועדה ) לבקר במשרדיו ובמתקניו ;

6) יחזיר למשרד את יתרת ההקצבה, שלא שימשה למטרה אשר )לשמה ניתנה, בתנאי הצמדה מקובלים, ולפי דרישת המשרד גם – בריבית מקובלת;

7) הוא מודע לכך שהמשרד רשאי להקטין, לעכב או להפסיק את )מתן ההקצבה אם לא קוימו כל התנאים או ההתחייבויות בקשר למתן ההקצבה.

.23 העברת ההקצבה

23.1

(א) האפוטרופוס הכללי יעביר למשרד, לפי דרישה בכתב של חשב המשרד, את ההקצבה שקבעה הוועדה; הודעה על ההעברה תישלח לוועדה.

(ב) הכספים שהועברו על פי סעיף קטן (א) ינוהלו בפיקדון נפרד המיועד למטרה שלשמה הועברו בלבד.

(ג) המשרד יעביר לחשבון הבנק של המוסד הנתמך, במישרין, את ההקצבה שניתנה לו, בכפוף למילוי הוראות נוהל זה, ועל פי התנאים שקבעה הוועדה.

23.2

(א) תשלום הקצבה שאושרה ייעשה בידי חשב המשרד בהתאם להוראות התכ"ם והנחיות החשב הכללי, כפי שיינתנו מזמן לזמן.

(ב) התשלומים יבוצעו בהסתמך על דוחות ביצוע של המוסד; במקרה הצורך יהיה חשב המשרד רשאי לדרוש העתק נאמן למקור של חשבונית מס מקור.

(ג) תנאי מוקדם להעברת התשלום על ידי חשב המשרד הוא המצאת מסמכים אלה:

1) אישור על ניכוי מס במקור מרשויות מס הכנסה; )

2) אישורים לפי סעיף 14.2 (א)( 6) ו ( 7), התקפים לשנת מתן – ) ההקצבה בפועל;

3) הסכמה בלתי חוזרת של המוסד לכך שהבנק ימסור ) פרטים על חשבונות הבנק וכן על פעולות, תנועות ונתונים בחשבונות אלה, לנציגי משרד, הוועדה או לנציגי החשב הכללי; ההסכמה תהיה למתן מידע המתייחס לתקופה המתחילה בשנה הראשונה שבה קיבל המוסד הקצבה מן הוועדה או מן המשרד; לשם כך יצרף המוסד מכתב הרשאה לבנקים שבהם מתנהלים חשבונותיו, המעיד על כך שהמוסד –

(א) מרשה לנציג המשרד, הוועדה או לנציג החשב הכללי, שיציג אישור מתאים, לדרוש ולקבל מן הבנק פרטים על חשבונות הבנק וכן על פעולות ותנועות בהם ונתונים לגביהם;

(ב) פוטר, למען הסר ספק, את הבנק מכל חובה שבדין לענין סודיות כלפי משרדי הממשלה, הוועדה והחשב הכללי בקשר לחשבונותיו;

(ג) מאשר כי ידוע לו שהסכמתו כאמור היא תנאי לאישור ההקצבה ולקבלת ההקצבה ולכן היא בלתי חוזרת, וכל הודעה סותרת שתינתן לאחר מכן לא תהיה תקפה, לכל דבר ועניין.

(ד) להקצבה לא יתווספו הפרשי הצמדה וריבית.

23.3

(א) ההקצבה תשולם, לכל המאוחר, 30 ימים לאחר המועד האחרון שקבעה הוועדה בהחלטתה לביצוע הפרויקט שהוחלט לתמוך בו.

(ב) המוסד הנתמך רשאי לבקש מן הוועדה, תוך הנמקת בקשתו, כי תאריך את המועד שנקבע למימוש ההקצבה מעבר למועד שנקבע כאמור בסעיף קטן (א); מוסד שהתברר כי השתמש בכספי ההקצבה שלא למטרה לשמה ניתנו, לא יהיה רשאי להגיש בקשה להארכת מועד כאמור.

(ג) בקשה להארכת המועד כאמור לתקופה שאינה עולה על שנה נוספת תיבחן על ידי יושב ראש הוועדה; בקשה להארכת המועד כאמור לתקופה העולה על שנה ושאינה עולה על שלוש שנים מיום החלטתה הסופית של הוועדה, תיבחן על ידי הוועדה במליאתה.

(ד) מצאו יושב ראש הוועדה או הוועדה כי קיימות נסיבות מיוחדות להארכת המועד כאמור, יאשרו זאת בכתב, בצירוף הנימוקים;

(ה) בקשתו של מוסד להארכת מועד למימוש הקצבה כאמור תוגש לא יאוחר מ 60 ימים לפני המועד כפי שנקבע בסעיף קטן (א). –

(ו) כספים שהוקצבו ולא נוצלו בזמן האמור או שהוחזרו לאחר שנוצלו שלא למטרה שלשמה ניתנו, יצורפו לכספי האיזון שלפי סעיף

23.4 מצא חשב המשרד פער בלתי מובן בין פרטי הבקשה ובין ביצועה בפועל, יפנה לוועדה לקבלת הנחיותיה בעניין תשלום ההקצבה.

23.5 לא יעוכב על ידי חשב המשרד תשלום למוסד העומד בתנאים כפי שנקבעו בנוהל זה ובכל דין.

23.6 בכל מקרה, תותנה העברת סכום של כספי ההקצבה אשר לא יפחת משליש מגובה ההקצבה ולא יפחת מ 25,000 שקלים חדשים, או – במקרה שגובה ההקצבה פחות מ 25,000 שקלים חדשים – – מלוא הסכום, של כספי ההקצבה, למוסד הנהנה, עד להשלמת ההנצחה, אם נדרשה, על פי נוהל ההנצחה.

.24 פיקוח על השימוש בהקצבה

24.1

(א) המשרד יקיים פיקוח על מילוי התנאים למתן ההקצבה ועל השימוש בכספי ההקצבה מטעם הוועדה.

(ב) המנהל הכללי של המשרד יטיל על עובד או עובדים מעובדי המשרד (להלן המפקח) את הפיקוח כאמור, שייעשה לפי כללים – שתקבע הנהלת המשרד בתיאום עם חשב המשרד על פי הנחיות החשב הכללי.

(ג) המפקח יגיש את ממצאיו לוועדה ולמנהל הכללי של המשרד שמינהו.

(ד) הפיקוח יתבסס על דיווח תקופתי ודוחות ביצוע של המוסדות הנתמכים, ובמידת הצורך, גם על ביקורים במקום הפעולה של המוסדות הנתמכים.

24.2 תכלית הפיקוח היא לברר כי –

1) ההקצבה משמשת למטרה אשר לשמה ניתנה; )

2) המוסד הנתמך מקיים את התנאים שנקבעו בקשר להקצבה, ) ובכלל זה את חובת ההנצחה;

3) לא חלו שינויים מהותיים בנוגע למוסד הנתמך שהיה בהם כדי ) להשפיע על אישור ההקצבה או על שיעורה;

4) המוסד הנתמך מקיים את פעולותיו לפי כללים או תקנים ) שנקבעו לתאגידים או למוסדות מסוגו.

24.3

(א) בדוחות תקופתיים שיגיש המוסד הנתמך למפקח, לפי סעיף24.1 (ד), ייכללו נתונים מעודכנים על יתרת פיקדונות במוסדות כספיים ועל ההוצאות וההכנסות בתקופת הדוח לעומת התקציב המאושר, תוך פירוט ההכנסות ומקורותיהן.

(ב) המפקח והוועדה רשאים לדרוש כל מסמך הנראה להם חיוני לצורך קיום חובת הפיקוח והיעילות.

24.4 נוסף על האמור בפרק זה, יחולו על מוסדות שאושרו להם הקצבות- . רב שנתיות גם הוראות סעיף 19

24.5 הוועדה תפעיל מערכת פיקוח נוספת עצמאית ובלתי תלויה בפיקוח שמקיימים המשרדים לרבות עריכת ביקורים במוסדות המבקשים ובמקומות פעילותם.

.25 שינוי, עיכוב או הפסקת ההקצבה

25.1 נתברר למשרד כי מוסד נתמך אינו עומד בתנאים ובהתחייבויות שנקבעו בקשר להקצבה, או חל שינוי אחר בגוף הנתמך או בפעולותיו אשר יש בו כדי להשפיע על אישור ההקצבה, או על שיעורה, יעכב חשב המשרד את תשלום ההקצבה והמשרד ידווח על כך לוועדה, בלא דיחוי, ובצירוף פירוט של מספר הבקשה, תאריך החלטת הוועדה, הסכום שהוקצה, והפרטים שבגינם נעשה הדוח; הוועדה, בהחלטה מנומקת בכתב, תחליט לפי המתחייב בכל מקרה ומקרה.

25.2 נוסף על האמור בסעיף 25.1 יפעל המשרד לעניין מוסד שהפר את התנאים וההתחייבויות בקשר למתן ההקצבה, כולם או חלקם, לפי כללים שקבע החשב הכללי, בהתייעצות עם היועץ המשפטי לממשלה, לעניין תמיכת המדינה, בשינויים המחויבים.

25.3 החלטה, בנסיבות האמורות לשנות, לעכב או להפסיק תשלום הקצבה שאושרה, תתקבל בוועדה והיא תדווח עליה למנהל הכללי של המשרד, לאפוטרופוס הכללי ולחשב הכללי.

25.4 הודעה על החלטת הוועדה תימסר למוסד בתוך שבוע מיום קבלתה; סכום שנותר בעקבות החלטת הוועדה לפי סעיף 25.1 יצורף לכספי. האיזון שלפי סעיף 8.3

פרק ז שונות –

.26 תבחינים

26.1 הוועדה תקבע תבחינים שוויוניים להקצבה בתחומי פעולה שבהם החליטה לתמוך בקביעות.

26.2

(א) החלטות הוועדה יינתנו בהתחשב בתבחינים אשר ייקבעו בתחומי הפעולה השונים; התבחינים יפורסמו ברשומות ובאתר האינטרנט של משרד המשפטים.

32

(ב) תחומי פעולה שטרם נקבעו בהם תבחינים, תחליט בהם הוועדה על ההקצבות, תוך הקפדה על הקצאה שוויונית למוסדות המבקשים, ותוך התחשבות בתבחינים שקבעו משרדי הממשלה בנושא ההקצבה, ככל שנקבעו.

26.3 בבואה לקבוע תבחינים תיוועץ הוועדה, עם נציגי המשרד שלעניין המופקדים על תחום הפעולה ועם היועץ המשפטי לממשלה, ובכל הנוגע להסדרי מיסוי עם הממונה. –

.27 מסירת הודעות והחלטות למוסדות המבקשים

הוועדה תהא רשאית לשלוח למוסדות המבקשים כל הודעה באמצעות דואר אלקטרוני או פקסימילה לפי הפרטים שמסר המוסד המבקש בטופס הבקשה.( כאמור בסעיף 14.1 (א)( 9

.28 הנצחות הכילו הצוואה או כל מסמך הנלווה לה הוראה בדבר הנצחה, תיעשה ההנצחה על פי כוונת המצווה, לפי ההוראות בנוהל ההנצחה.

.29 הוראות כלליות

29.1 שינויים בנוהל זה תערוך הוועדה, לפי הצורך, בהתייעצות עם היועץ המשפטי לממשלה, בהתחשב, בין השאר, בשינויים שייערכו בנוהל הכללי, ובאישור שר המשפטים.

29.2 החשב הכללי יעביר לוועדה ולממונה העתק הדוח השנתי שהוא עורך על פי סעיף 15.3 לנוהל הכללי, המתייחס למוסדות הציבור שנתמכו על ידי משרדי הממשלה ולתמיכות שנתנו המשרדים.

29.3 בכל עניין שנוהל זה עוסק בו, שלא נקבעו לגביו הוראות מיוחדות, תדון הוועדה בדרך הנראית לה מועילה ביותר לפתרון הבעיה ולהכרעה בה באופן צודק ומהיר ובכפוף למטרות שבגינן היא הוקמה ולעקרונות נוהל זה; ואולם לא תפעל הוועדה בעניין מסוים דרך קבע ללא הסדרתו במסגרת נוהל זה.

29.4 יושב ראש הוועדה רשאי בכל עת, בנסיבות מיוחדות ובהחלטה מנומקת בכתב לתקן טעות טכנית בהליך שנעשה על פי נוהל זה.

נוהל הנצחת תורם

מבוא

.1 האפוטרופוס הכללי מוסמך לטפל בעיזבונות ובמתנות לטובת המדינה ומוסדותיה, בין היתר, באמצעות קיום קשר ישיר עם תורמים ומצווים, מנהלי העיזבונות, עורכי דין, קרובי מורישים ונציגיהם. –

.2 האפוטרופוס הכללי והוועדה חייבים לכבד את רצונו של המצווה לעניין הנצחתו או הנצחת יקיריו, כפי שבא לידי ביטוי בצוואה או בכל מסמך אחר, וכן לעניין אופי ההנצחה; הוראה זו גוברת על כל הוראה אחרת בנוהל זה.

.3 האפוטרופוס הכללי רשאי לשקול בקשה להנצחה, המוגשת על ידי קרוב משפחת המנוח, ידיד המנוח או מנהל עיזבונו, גם אם הדבר אינו מוצא ביטוי מפורש בהוראות הצוואה או במסמך אחר.

הנצחה

.4 האפוטרופוס הכללי יביא לידיעת הוועדה רשימה של כל העיזבונות שבהם קבועה חובת הנצחה, כדי שהוועדה תתנה את החלטתה להקצאת כספים בביצוע ההנצחה.

.5 בכל מקרה שמוסד קיבל אישור להקצבה מעיזבון שקבועה לגביו חובת הנצחה, תורה הוועדה למשרד הממשלתי הנוגע בדבר ולמוסד המקבל את כספי העיזבון, על ביצוע ההנצחה כאמור בנוהל זה. כן תורה הוועדה למשרד הממשלתי לפקח על ביצוע ההנצחה.

אופן ההנצחה, נוסח השלט ומיקומו

.6 נוסח שלט ההנצחה ייקבע בידי האפוטרופוס הכללי, במידת הצורך בהתייעצות עם בני משפחת המנוח או עם מנהל העיזבון ויכלול את שמו של המצווה, וכן את תאריך הלידה והפטירה ומקום מגוריו האחרון, ככל שהם ידועים. הנוסח האמור יועבר ליושב ראש הוועדה, יחד עם אישורו או הערותיו של הממונה על פי סעיף 20.4 (ב) לנוהל עבודת הוועדה.

.7 אם בהוראת הצוואה קבע התורם נוסח הנצחה מפורש, יכלול נוסח השלט את. הנוסח שקבע התורם בצוואה. במקרה כזה לא יחול סעיף 6

.8 נוסח שלט המתייחס לעיזבון של אדם שנפטר בישראל יהיה בעברית; נוסח שלט של אדם שנפטר בחוץ לארץ יהיה בעברית ובשפתו של המצווה.

.9 גודל שלט ההנצחה לא יפחת מ 20 סנטימטרים על 30 סנטימטרים; כיתוב – השלט יהיה בגודל גופן 50 לפחות.

.10 במקרים מיוחדים, באישור מוקדם של האפוטרופוס הכללי, ניתן לקבוע שלט הנצחה או כיתוב שלט קטן יותר (לדוגמה במוסד שקיים בו כבר לוח הנצחות וגודל השילוט קטן יותר, או בהנצחה על פריט קטן שנרכש מכספי העיזבון).

.11 השלט ימוקם על קיר המבואה למוסד או במקום מרכזי הנגיש לכל; במקרים שקיים לוח הנצחות קבוע, או שישנן נסיבות מיוחדות, רשאי המוסד לבקש לבצע את ההנצחה בלוח ההנצחות או במקום מתאים אחר, במסגרת הצעת ההנצחה לפי סעיף 12 (ב), והוועדה תבחן אם המיקום מכבד את זכר המצווה.

.12

(א) הוועדה תודיע למוסד בהודעה על החלטת הוועדה על פי סעיף 20.5 (ג ) לנוהל עבודתה, על קיומה של חובת הנצחה ועל נוסח שלט ההנצחה כפי שקבע הממונה .

(ב) מוסד שקיבל הודעה כאמור, יעביר לוועדה, תוך 30 ימים ממועד קבלת ההודעה, הצעה מפורטת ומלווה בשרטוט של ההנצחה המיועדת, לרבות צורת השלט, גודלו, מיקומו והחומר שממנו ייעשה, בכפוף להוראות נוהל זה.

(ג) בדיקת הצעת ההנצחה ואישורה תיעשה בידי יושב ראש הוועדה לאחר קבלת דוח מאת מנהל הוועדה וזאת, בין היתר, לעניין גובה ההקצבה, אופי הפעילות ואופי המוסד.

(ד) החלטת הוועדה על ההקצבה תיכנס לתוקף רק עם אישור הצעת ההנצחה. פרטי ההנצחה כפי שאישרה הוועדה יהוו חלק מהחלטת הוועדה לגבי ההקצבה.

(ה) הוועדה רשאית לקבוע הוראות כלליות בדבר אופן ביצוע הנצחות, בנוסף על אלה הקבועות בנוהל זה. ההוראות יפורסמו באתר האינטרנט של משרד המשפטים.

.13 במקרים שדרך ההנצחה לא נקבעה במפורש על ידי המצווה, רשאים האפוטרופוס הכללי או הוועדה להורות על דרכי ההנצחה כגון – שלט הנצחה, נטיעת עץ על שם המצווה, הנצחת שם התורם על גבי רכוש או פריט שנרכש מכספי העיזבון וכיוצא באלה.

תיאום ביצוע ההנצחה

.14 כל החלטה של האפוטרופוס הכללי בדבר הצורך בקיום הנצחה תיכלל ברשימת העיזבונות המועברת לוועדה.

.15 לאחר קבלת החלטה על המוסד שיוקצו לו כספי המצווה בידי הוועדה, תעביר הוועדה למשרד הממשלתי, שדרכו מועברת התמיכה למוסד הנוגע בדבר, הוראות מתאימות לביצוע ההנצחה ובמסגרת ההודעה למוסד תימסר לו החובה לבצע הנצחה, נוסח ההנצחה והוראות אחרות לביצוע; בהודעה למוסד ולמשרד הממשלתי האחראי יצוין עוד כי העברת מלוא ההקצבה מותנית בביצוע ההנצחה בהתאם לכלל ההוראות שניתנו לגביה.

.16 למוסד שקיבל הודעה בדבר חובתו לבצע הנצחה כתנאי לקבלת ההקצבה, שמורה הזכות להודיע לוועדה, בתוך 14 ימים מיום קבלת ההודעה כאמור, על ויתורו על ההקצבה שהוחלט לתת לו.

.17 חולקו כספי העיזבון על ידי הוועדה ליותר ממוסד אחד, תישלח הודעה בדבר ההנצחה לכל מוסד שנקבע כי יהנה מכספי העיזבון.

.18 בכל מקרה שיש צורך בקיום הנצחה, תתנה הוועדה בהחלטותיה את מתן המענק למוסד בביצוע ההנצחה בהתאם לנוהל זה ובהתאם לפרטי ההנצחה כפי שאושרו על ידי הוועדה.

.19 המוסד האמור לבצע את ההנצחה בשלט כאמור, ישלח לוועדה ולמשרד הממשלתי המפקח, עם העברת דוח ביצוע ההקצבה, תמונות של שלט ההנצחה שהציב (תצלום תקריב וכן של סביבת השלט) ותצלום של הפרויקט שלשמו ניתנה התמיכה (כששלט ההנצחה ברקע, אם אפשר).

.20 ביצוע ההנצחה בידי המוסד ייעשה בהקדם האפשרי על פי אופי הפעילות הנתמכת, ולא יאוחר מ 30 ימים לאחר השלמת הפרויקט על פי קביעת חשב – המשרד.

.21 חשב המשרד יעכב את העברת התשלום האחרון אשר לא יפחת משליש מגובה ההקצבה או מ 25,000 שקלים חדשים או במקרה שגובה ההקצבה פחות – מ 25,000 שקלים חדשים מלוא התשלום, עד להשלמת ההנצחה כפי שנקבע – -ולקבלת כל האישורים על כך.

.22 מוסד אשר נדרש להנציח זכר תורם אך לא ביצע את המוטל עליו על פי נוהל זה, תבטל הוועדה את ההחלטה להקצות לו את התמיכה, והוא יידרש להשיבה לאלתר, בצירוף ריבית והפרשי הצמדה כדין, ויוכל לשוב ולהגיש בקשה לקבלת תמיכה מן הוועדה רק כעבור חמש שנים מיום הגשת הבקשה שנענתה. בחיוב על ידי הוועדה; הוראה זו לא תחול על מוסד שפעל לפי סעיף 16

.23 הוועדה תרכז בכל רבעון את כל דוחות ביצוע ההנצחה ואת התמונות שנתקבלו לפי סעיף 19 לנוהל זה, ותשלח אותם לאפוטרופוס הכללי בצירוף טבלה מרוכזת, ממוינים על פי מספרי תיקי העיזבונות.

.24 האפוטרופוס הכללי יודיע למשפחה או לגורמים הנוגעים בדבר לפי שיקול דעתו, על ביצוע ההנצחה במכתב מיוחד שיישלח בצירוף תמונה המתארת את ההנצחה.

נוהל וועדת העזבונות